Seriendruck in Word / Excel 2010 und das Einfügen von Bildern

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    • Seriendruck in Word / Excel 2010 und das Einfügen von Bildern

      Ich habe hier mal wieder ein Excel-Problem, bei dem mir Google nicht weiterhilft. Es handelt sich um eine ältere Prüfungsaufgabe, die ich für den Unterricht aufbereiten will.

      In einer *.xls-Datei habe ich eine Kundenliste, in der unter anderem das Gbburtsjahr jedes einzelnnen Kunden enthalten ist. Wohlgemerkt: das GEburtsjahr, als Zahl formatiert, nicht als Datum. In einem Serienbrief soll für Kunden, die jünger sind als 35 Jahre, ein anderes Bild ausgegeben werden als für Kunden, die älter sind als 35. Nun ist das eigentlich kein Problem, wenn man einfach von aktuellen Jahr 2014 das Geburtsjahr des Kunden subtrahiert. Aber wenn die Datei nächstes Jahr geöffnet wird, muß mindestens eine Angabe verndert werden, und das will ich auf jeden Fall vermeiden. Ich muß also in die Formel die aktuelle Jahreszahl reinbekommen, und zwar so, daß ich eine andere vierstellige Zahl subtrahieren kann. Leider habe ich einen Knoten im Hirn und komme nicht weiter. Wie kann ich das Problem lösen? Für sachdienliche Hinweise bedanke ich mich im voraus. 8)
      Gibt es schließlich eine bessere Form, mit dem Leben fertig zu werden, als mit Liebe und Humor?
      Charles Dickens
    • Nach längerem Probieren habe ich es jetzt doch hinbekommen.

      Die Formel lautet =JAHR(HEUTE())-G2, wobei in Spalte G das jeweilige Geburtsjahr steht.
      _____________

      Allerdings habe ich gleich noch eine Frage. In der bisherigen Version habe ich das Hauptdokument im Word angelegt und die Grafik über eine Wenn-Dann-Sonst-Abfrage eingefügt. Jetzt wollte ich die Grafikadresse auch noch im Excel anlegen. Wie ich im Excel eine Abfrage mache, weiß ich, aber wie muß ich die Adresse der Grafik angeben, und wie verlinke ich sie? Das ging im Word gar nicht...

      Über Hilfe würde ich mich wirklich sehr freuen.
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      Charles Dickens

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    • Die erste Lösung hat meiner Kollegin, die mich um Hilfe gebeten hat (und die meinen eigenen Einstieg in die Welt der Datenbanken sehr hilfsbereit begleitet hat) erst einmal weitergeholfen.

      Trotzdem hat es mich gefuchst, daß die andere Lösung nicht gehen wollte. Ich habe noch einmal gegoogelt, und der erste Link hat mir weitergeholfen. In der PDF der Uni Hannover wird auf den letzten beiden Seiten erklärt, wie man vorgehen muß. Nach langem Probieren habe ich das Procedere allerdings wie folgt leicht abgewandelt:

      1. Menü Einfügen -> Schnellbausteine -> Feld -> Kategorie "Verknüpfungen u. Verweise" -> IncludePicture -> dort im Eingabefeld erst einmal Platzhaltertext eingeben -> ok



      2. Feldfunktionen anzeigen lassen (Alt+F9) -> Platzhaltertext markieren und an dieser Stelle das Seriendruckfeld "Bild" einfügen -> Zeichenfolge " \* MERGEFORMAT " (inklusive Leerzeichen) löschen -> gesamte Funktion markieren -> zum Aktualisieren F9 drücken -> mit Alt+F9 Anzeige der Feldfunktionen wieder ausschalten

        Das sieht dann erst einmal so aus:



        Wie man sieht, wird das Bild auf Seite eins unten geändert - das ist die, die ich in die Wenn-Dann-Sonst-Abfrage integriert habe. Die Grafik auf Seite 2 ändert sich nicht, obwohl man in den Feldfunktionen sehen kann, daß die Adresse des Bildes sich entsprechend der Datenquelle ändert. Ist das Bild ausgewählt und man drückt F9, dann wird die Anzeige aktualisiert und das richtige Bild angezeigt.

      3. Menü Sendungen -> Fertigstellen und zusammenführen -> einzelne Dokumente bearbeiten und abspeichern

        Auch hier in diesem neu erstellten Dokument (Serienbriefe1) wird auf der zweiten Seite zunächst immer das gleiche Bild angezeigt (die Anzeige des Bildes auf Seite 1 funktioniert dagegen so wie geplant).

        Alles markieren (Strg+A) -> Aktualisieren (F9) -> alle Bilder werden der Datenbank entsprechend angezeigt.

      4. Das Dokument drucken. Fertig. 8)[/list=1]

        Ich bin jetzt davon ausgegangen, daß ein Datensatz immer auf einer gesamten Seite ausgegeben wird. Das müßte auch funktionieren, wenn mehrere Datensätze auf einer Seite ausgegeben werden sollen - etwa für Etiketten oder Visitenkarten. Aber diese Lösung versuche ich (erst einmal) nicht im Word, sondern im InDesign. Word kommt dann später mal dran - schließlich kann es ja durchaus passieren, daß mich mal ein Schüler sowas fragt.
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      Charles Dickens
    • Du wirst lachen - ich habe einige Fachbücher zu InDesign (das sind die offiziellen Adobe-Übungsbücher von Adobe aus der Serie "Classroom in a book" von Markt und Technik), und in keinem davon steht was zur Datenzusammenführung, die das datenbankgestützte Publizieren unterstützt und die es immerhin seit der Version CS2 (Mai 2005!) gibt. Ich weiß nicht, warum das Thema derartig stiefmütterlich behandelt wird - aber das macht Microsoft ja z.B. mit den Zentral- und Filialdokumenten (vergleichbar mit der Buchfunktion in InDesign) kaum anders. :O

      Da sind die Workshops von Cleverprinting Klassen besser - und gottseidank gibt es im Internet Leute, die - ganz uneigennützig und kostenlos - ihr Wissen mit anderen teilen. In Foren und Internet-Workshops habe ich ähnlich viel gelernt wie durch Fachbücher oder auch im Unterricht.
      __________________

      P.S.: Für die Verwendung in InDesign CS 5.5 muß die Datenquelle entsprechend aufbereitet werden. Indesign ist zwar wesentlich besser geeignet, wenn es um anspruchsvolle Layouts und typografische Feinheiten geht, aber es kennt z.B. keinerlei Abfragen wie Wenn-Dann-Sonst. Man kann nur Seriendruckfelder einfügen (oder auch nicht) - deshalb müssen alle Unterscheidungen auch beim Text bereits in die Datenquelle integriert werden.

      Und nochwas: InDesign erkennt als Datenquelle keine Excel-Datei. Ich verwende hier eine tabgetrennte Textdatei, die man im Excel aber nur erstellen kann, wenn die Datei nur ein einziges Tabellenblatt hat. Die Datenquelle muß unbedingt geschlossen werden, ehe man sie im InDesign benutzen kann.
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      Charles Dickens

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    • Wenn ich bei sowas immer mal wieder erahne, wie mächtig Word und Excel sind wenn man sie richtig nutzen kann, beschleicht mich immer wieder der Gedanke warum ich nicht Wordpad benutze - ich bin froh Fussnoten setzen zu können und einen Text mit halbwegs passender Formatierung erstellen zu können... :rolleyes:
      “Wer grundlegende Freiheiten aufgibt, um vorübergehend ein wenig Sicherheit zu gewinnen, verdient weder Freiheit noch Sicherheit.”
      Benjamin Franklin
    • 1. Ich arbeite völlig branchenfremd und benutze Word eher für die Uni, dienstlich eher Excel und Access. :party:
      2. Serienbriefe kenne ich - ich habe schon zehntausende ausgedruckt... :evil:

      Ansonsten weiß ich jetzt, warum Word bei mir nie abstürzt... :zlücke:
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    • Immer noch Datenbanken - ich möchte eine *.xlsx-Datei in eine *.csv-Datei exportieren (bisher habe ich für die Datenzusammenführung im InDesign immer tabgetrennte *.txt-Dateien verwendet).

      Wie schaffe ich es, daß Excel 2010 mir die Exportoptionen anzeigt? Was ich dazu bei Google gefunden habe, hilft mir nicht weiter - für zielführende Tipps abseits von VBA und Makros bin ich sehr dankbar.

      P.S.: Mit der Freeware OpenOffice, genauer gesagt mit der Tabellenkalkulation Calc habe ich das innerhalb weniger Sekunden hinbekommen (wenn man von Download und Installation der Software absieht) - warum geht das im Excel nicht so einfach? Trotzdem ist das keine Lösung, die ich akzeptieren kann - ich suche also noch weiter.
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    • Aber funzt denn das Umwandeln einer *.xlsx-Datei in eine *.csv-Datei unter 2010 nicht genau wie unter 2003???
      Einfach "speichern unter" auswählen, das Format aussuchen und schon isses erledigt???
      So geht das auf Arbeit. Wo ich seit kurzem Office2010 habe. Und ich muss häufig Dateien umwandeln!
      Seid barmherzig. Das Leben ist schon schwer genug!
      Kutte Tucholsky
    • Ich kann im Excel im "Speichern unter"-Dialog verschiedene *.csv-Dateien auswählen, das ist nicht das Problem. Das Problem ist, daß InDesign die Trennungszeichen nicht erkennt (bei der *.csv-Datei aus Calc oder der tabgetrennten *.txt-Datei aber schon).

      Normalerweise sehe ich im Indesign nach Verküpfung mit einer geeigneten Datenquelle die Spaltenüberschriften als Seriendruckfelder untereinander, so daß ich sie einzeln auswählen kann - bei der *.csv-Datei aus Excel stehen sie nebeneinander und können auch nicht einzeln ausgewählt werden.
      Bilder
      • data_merge_indesign.gif

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      Charles Dickens

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    • Ich glaube, ich werde bei meiner bisherigen Lösung bleiben und nur kurz erwähnen, daß Excel mit der *.csv-Datei Probleme machen kann. Jedenfalls unter Windows - der Tutor hier scheint am Mac zu arbeiten und da geht es.

      Auf alle Fälle kann ich zwei funktionierende Alternativen anbieten. Trotzdem danke, daß du versucht hast, mir zu helfen. 8)
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    • Excel bietet bei "Speichern unter" aber drei verschiedene Alternativen für csv an:
      Trennzeichen getrennt,
      DOS
      MacIntosh

      Hast Du alle ausprobiert?

      Außerdem habe ich noch das hier gefunden:
      office-loesung.de/ftopic55064_0_0_asc.php
      Um das nicht ständig zändern zu müssen kann man auch auf "Anpassen"/"Customize" klicken bei der Spracheinstellung/"Language Settings", und dann den "List Seperator" (Listen Trennzeichen) von Semikolon auf Komma setzen.
    • Um auf das Ursprungsthema zurückzukommen: ich habe im Moment eine Klasse mit wirklich leistungsstarken Azubis, die die Datenbanken teilweise auch in der betrieblichen Ausbildung behandeln. Da hab ichs mal ein bißchen anspruchsvoller gemacht. Neben der Berufsbezeichnung für Männlein und Weiblein soll die Datenbank auch automatisch Bildnamen aus den jeweils ersten drei Buchstaben des Nach- und Vornamen erstellen, dazu den Unterordner und die Dateiendung angeben - und die Dateinamen dürfen keine Umlaute enthalten (sonst kanns ja jeder). ;)

      Die Namen sind übrigens frei erfunden. :)
      Bilder
      • excel.gif

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      Charles Dickens

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    • Gibt es eigentlich einen männlichen oder weiblichen Vornamen, der in den ersten drei Zeichen ein á, à, é, è oder ähnliches hat? Mir fällt kein passendes Beispiel ein, aber diese Zeichen müssen ja bei der Generierung eines Dateinamens für die Bilder auch umgewandelt werden...

      Für Beispiele wäre ich wirklich dankbar.
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